Phương pháp quản lí thời gian để hoàn thành công việc tốt hơn

Nếu bạn phải uống nước tăng lực hay 3 đến 4 tách cà phê một ngày để hoàn thành công việc, có lẽ đã đến lúc cần thay đổi. Nhưng cắt giảm công việc của bạn có thể không phải là một sự lựa chọn hợp lí. Trong môi trường việc làm cạnh tranh như hiện nay, nếu bạn muốn thăng tiến, bạn phải đảm nhận nhiều trách nhiệm và đạt được những kết quả hơn mong đợi của nhà tuyển dụng.

" Những người luôn ưu tiên công việc lên hàng đầu hoặc dành quá nhiều thời gian cho công việc có thể gây ra những tác động tiêu cực đến sức khỏe cũng như giảm năng suất làm việc" ông Joyce Marter, đồng chủ sở hữu của Dịch vụ tư vấn cách cân bằng cuộc sống” (Urban Balance Counseling Service, LLC) nói . "Đó là lý do tại sao việc sắp xếp những nhiệm vụ cần ưu tiên, xây dựng một thời khóa biểu hợp lí và quản lí thời gian một cách hiệu quả là hết sức quan trọng.

Mọi người thường nghĩ làm việc trong thời gian dài và chăm chỉ là cách để hoàn thành nhiều công viêc, nhưng thực tế lại có những phương pháp tốt hơn để đối phó với tình trạng quá tải công việc.

Các chuyên gia đã đưa ra những cách thức hiệu quả để thực hiện nhiều việc hơn trong thời gian ít hơn. Sau đây là 4 phương pháp quản lí thời gian tuyệt vời :
Phương pháp “Pomodoro”


Ý tưởng này liên quan đến việc tách thời gian làm việc thành những khoảng 25 phút, bởi vì đó là khoảng thời gian mà bạn tập trung hiệu quả nhất. Tác giả của phương pháp này, nhà kinh doanh và cố vấn Francesco Cirillo gọi khoảng nghỉ này là "pomodoros."
Phương pháp này trở nên phức tạp khi bạn nghiên cứu sâu hơn vào nó, nhưng hãy bắt đầu bằng việc quyết tâm hoàn thành nhiệm vụ này. Tiếp theo, cài đặt đồng hồ đếm giờ cho 25 phút và làm việc cho đến khi nào đồng hồ kêu. Sau đó, nghỉ ngơi năm phút. Sau khoảng 4 lần như vậy, bạn nên nghỉ ngơi dài hơn (15-20 phút).

Phương pháp “18 phút”

Phương pháp này là sản phẩm trí tuệ của Peter Bregman- Giám đốc điều hành công ty tư vấn quản lý toàn cầu Bregman và là tác giả của “18 phút”: tập trung, điều tiết được sự phân tâm, và làm việc đúng đắn.
Năm phút vào buổi sáng: Hãy ngồi xuống và suy nghĩ về những gì bạn cần làm ngày hôm nay. "Những gì bạn thật sự có thể làm để hướng đến mục tiêu của mình và để sau một ngày nhìn lại bạn thấy mình đã làm việc rất năng suất và thành công?" Bregman viết trong cuốn sách của ông. "Sau đó, hãy đưa những điều đó ra khỏi danh sách công việc phải làm của bạn và sắp xếp chúng vào lịch làm việc cụ thể của bạn."

Một phút một giờ: tái tập trung. Cài đặt đồng hồ báo giờ và khi nghe tiếng bíp, hít một hơi thật sâu và tự hỏi mình liệu bạn đã sử dụng một giờ vừa qua một cách hiệu quả nhất chưa, ông viết. "Quản lý ngày của bạn theo từng giờ. Đừng để giờ giấc quản lý bạn."

Năm phút vào buổi tối: Tắt máy tính của bạn và xem xét ngày hôm nay đã diễn ra như thế nào. Hãy tự hỏi mình những câu hỏi như: Ngày hôm nay tôi đã làm được những gì? hay Tôi đã học được những gì?...
Phương pháp “COPE”

Chuyên gia Peggy Duncan đã đưa ra phương pháp Clear-Organized-Productive-Efficient (rõ ràng-có tổ chức-năng suất-hiệu quả). "Hệ thống của tôi kết hợp được việc tìm ra nguyên nhân gốc rễ của lý do tại sao bạn không có đủ thời gian để làm việc và những gì bạn có thể làm để cải thiện điều đó," Duncan nói. "Bạn phải đổi mới cách bạn làm việc." Bắt đầu bằng cách phân tích làm thế nào để bạn có một ngày hiệu quả như loại bỏ những khoảng thời gian lãng phĩ và các hoạt động không cần thiết. Sau đó, xem xét tất cả mọi thứ xung quanh bạn, ưu tiên các nhiệm vụ chính và cố gắng hoàn thành những mục tiêu đó chứ không phải làm quá nhiều việc cùng một lúc
Duncan cũng đề nghị bạn có thể thiết lập một hệ thống cho tất cả những nhiệm vụ lặp đi lặp lại của bạn. Ví dụ, bạn có thể tạo nên những email mẫu. Đó là một cách rất hay để bạn có thể tiết kiệm thời gian khi liên lạc cho những người khác nhau nhưng có mục đích tương tự nhau.
Phương pháp kết hợp ABC & Pareto Combo

Marter- nhà quản lý kinh doanh khuyên bạn nên kết hợp phương pháp ABC và nguyên lí Pareto. Đối với kĩ năng này yêu cầu bạn phải phân loại từng nhiệm vụ của bạn bằng với các mức độ A, B, hoặc C:
A: Nhiệm vụ đó đang rất cấp bách và quan trọng.
B: Nhiệm vụ đó là quan trọng nhưng không khẩn cấp.
C: Nhiệm vụ đó không khẩn cấp cũng không quan trọng.

Bắt đầu với cột A, áp dụng nguyên lí Pareto bằng cách làm nổi bật công việc sẽ tốn nhiều thời gian nhất trong nhóm này. "Nguyên lí Pareto cho thấy rằng 80% nhiệm vụ có thể được hoàn thành trong 20% thời gian và 20% còn lại sẽ cần 80% thời gian để hoàn thành," Marter nói. "Năng suất sẽ cao hơn nếu các nhiệm vụ mà mất ít thời gian được hoàn thành trước."

Nói cách khác, hoàn thành những thứ dễ dàng đầu tiên trước sẽ giúp đạt được năng suất tối đa. Sau đó, bạn hãy chuyển sang làm những việc ở nhóm B.