Cách tổ chức một buổi họp thành công

Cố vấn Carnegie thân mến,

Tôi đã làm việc cho công ty của mình được vài năm. Trưởng phòng của tôi sẽ vắng mặt trong thời gian ngắn và chọn tôi tổ chức một cuộc họp mà có các trưởng phòng của khu vực khác sẽ tham gia. Đây là lần đầu tiên tôi sắp xếp tổ chức một buổi họp và tôi có chút không chắc chắn về những việc phải làm. Tôi muốn làm hài lòng trưởng phòng và các bạn đồng nghiệp. Tôi phải bắt đầu từ đâu?

Karen

Karen thân mến,

Tôi giả định rằng bạn đã từng tham gia những cuộc họp khác vì bạn đề cập rằng bạn đã làm việc ở công ty trong vài năm. Đừng hoảng hốt. Bạn biết nhiều hơn bạn nghĩ về những buổi họp như thế. Làm theo những hướng dẫn dưới đây và bạn sẽ có khả năng tổ chức thuận lợi một buổi họp thành công và hiệu quả.

                       

Bắt đầu với việc lên lịch cho chương trình. Bạn sẽ kiểm soát tốt hơn những gì bạn đang làm nếu bạn dành thời gian để tự mình tổ chức chúng. Hãy hỏi trưởng phòng của bạn cũng như các trưởng phòng khác xem họ muốn biết gì và xem gì trên lịch chương trình. Nếu có bất kì câu hỏi bạn muốn thảo luận trong buổi họp, hãy viết chúng ra và bảo đảm chúng sẽ được trả lời.

Kêu gọi tất cả mọi người trong buổi họp làm việc. Cố gắng để tất cả mọi người tham gia vào cuộc thảo luận, để không ai có cảm giác bị bỏ lại. Nếu ai đó không tham gia, yêu cầu anh/chị đó đưa ra một ý tưởng hoặc tóm tắt những gì được thảo luận. Điều này sẽ giúp họ thấy rằng họ có đóng góp trong buổi họp.

Điều phối buổi họp đi đúng hướng. Mục tiêu chính của bạn là giữ cho buổi họp tập trung vào những vấn đề bạn có trong chương trình. Nếu có người hỏi câu hỏi không liên quan đến những gì đang thảo luận, cám ơn câu hỏi đó và nói rằng nó sẽ được trả lời vào cuối chương trình. Nếu không còn thời gian vào cuối buổi họp nhưng bạn cảm thấy nó quan trọng, nói với người đặt câu hỏi rằng bạn sẽ đưa vấn đề đó vào buổi họp sắp tới trong những tháng tiếp theo.

Lôi kéo tất cả mọi người cùng động não. Đây là thời gian cho tất cả mọi người đóng góp ý kiến, do đó không có ý kiến nào bị chê trách. Có thể bạn sẽ nghe những ý tưởng dường như không hợp lý và khó hiểu nhưng nên nhớ rằng ngay cả những ý tưởng lạ lùng cũng có thể là giải pháp.

Tóm tắt từng vấn đề được thảo luận. Tóm tắt lại mỗi vấn đề thật kỹ lưỡng trước khi tiếp tục những vấn đề khác. Sau khi tóm tắt tất cả mọi thứ trong lịch chương trình, tổng kết buổi họp cũng như đưa ra những việc phải làm là gì, nếu có.

Tổng kết buổi họp. Khi buổi họp kết thúc, tóm tắt lại những nội dung từ đầu đến cuối. Gửi mail cho tất cả mọi người tham gia và những người đáng lẽ cũng tham gia như trưởng phòng của bạn chẳng hạn. Hãy chắc chắn rằng mọi người đều có bản tóm tắt ngắn gọn sau buổi họp và khuyến khích họ đưa ra những suy nghĩ của mình trong buổi họp hoặc gửi bất kỳ câu hỏi nào nếu họ có. Bây giờ khi bạn đã có những hướng dẫn trên, bạn đã sẵn sàng tổ chức một buổi họp thành công. Chúc bạn may mắn!