Thiết lập kế hoạch dự án hiệu quả

Lập kế hoạch dự án hiệu quả = Sự định hướng và Sự hoàn hảo

Khả năng lập kế hoạch dự án, bao gồm các loại dự án lớn, nhỏ, đơn giản hay phức tạp, đóng vai trò thiết yếu trong môi trường kinh doanh ngày nay. Nếu không có những công cụ hỗ trợ cho công việc này, người ta thường cảm thấy lúng túng, tiến hành một cách “tùy cơ ứng biến”, đi chệch mục tiêu mong muốn; từ đó dẫn đến những thành công muộn màng, những kỳ hạn bị chậm trễ , hoặc thất bại hoàn toàn. Sau đây là những bước để hoạch định cho một dự án thành công.

Bước 1: “Should-Be” – Nên là

Đó là phạm vi dự án và nên chịu sự giám sát của các thành viên ban quản trị. Đó là những điều mà bạn thực sự muốn; nó sẽ mang lại lợi ích cho ai, bằng cách thức nào. Phạm vi dự án nên được công bố rõ ràng và được sự đồng ý giữa những thành viên ban quản trị và nhóm của bạn. Nếu bạn chưa làm tốt việc xác định phạm vi, việc lập kế hoạch dự án của bạn sẽ gần như là điều không thể thực hiện được.

Bước 2: “As-Is” – Đang là

Đó là thực tế cho tình trạng hiện tại của bạn. Vị trí hiện tại của bạn? Đâu là những yếu tố hỗ trợ và cản trở những nổ lực xác định phạm vi dự án của bạn?

Bước 3: Mục tiêu

Định rõ và đặt ra những mục tiêu thiết thực nhằm mang đến thành công cho việc xác định phạm vi dự án của bạn. Nếu không có những mục tiêu này, bạn sẽ dễ bị lạc hướng. Mục tiêu có thể là ngắn hạn, trung hạn, và dài hạn. Việc đạt được những mục tiêu theo ngày (mục tiêu ngắn hạn) sẽ góp phần giúp bạn hoàn thành các mục tiêu trung hạn và dài hạn. Hãy xác định mục tiêu theo công thức SMART:

S          Specific (Cụ thể): Cụ thể về quy trình và nguồn lực.

M        Measurable (Đo lường được): Đo lưởng được bằng các dữ liệu khách quan

A                     Attainable (Có thể đạt được): Những mục tiêu này có thể đạt được.

R                     Relevant (Có liên quan): Liên quan đến tầm nhìn của bạn.

T          Time-specific (Thời gian cụ thể): Cụ thể, rõ ràng về mặt thời gian.

Bước 4: Các bước hành động

Để đạt được những mục tiêu đã đề ra, bạn nên thiết lập thứ tự ưu tiên và tiến hành thực hiện các hành động cụ thể. Để đáp ứng những mục tiêu đặt ra, các bước hành động nên bao gồm:

●      Những yêu cầu của công việc

●      Ai sẽ làm công việc này

●      Các phương pháp sử dụng

●      Cách những thành phần khác nhau kết nối lại và gắn kết thành một bức tranh hoàn chỉnh.

●      Cách thức trình bày những kết quả đạt được (bản báo cáo, tập tin PowerPoint, v.v)

 Bước 5: Chi phí

Một khía cạnh khác cần được cân nhắc tới khi bạn lập kế hoạch dự án là việc xác định ngân sách và các chi phí cho bước hành động.

Các chi phi gồm:

●      Con người

●      Vật liệu

●      Thời gian

 Bước 6: Thời gian biểu

Các kỳ hạn cần được thiết lập và công bố nhằm giúp mọi người hiểu rõ và đáp ứng các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn đã đặt ra. Hãy thực tế khi lập bảng biểu. Tìm hiểu kỹ công việc để xác định khi nào từng giai đoạn nên hoàn thành. Viết các lịch trình làm việc này ra để tránh gây hiểu nhầm.

 Bước 7: Thực thi

Một phần quan trọng, nhưng thường bị bỏ qua, khi thực thi một kế hoạch là việc đảm bảo các bên liên quan hiểu rõ vai trò của mình trong việc đạt đến những mục tiêu đã định. Những cam kết về kết quả đạt được cũng nên được thiết lập. Quản lý quá trình thực thi cũng dẫn đến việc chỉnh sửa lại phạm vi kế hoạch và đánh giá lại mục tiêu.

Bước 8: Theo sát/Đánh giá

Bước then chốt của quá trình hoạch định kế hoạch là lưu giữ chính xác các số liệu, hồ sơ, phân tích những nguyên nhân dẫn đến các sai lệch của số liệu, và sẵn sàng giải quyết những vấn đề phát sinh. Tập trung vào các vấn đề này để đạt đến mục tiêu đã định.